Große Veränderungsprojekte bringen Unternehmen regelmäßig an ihre Grenzen. Neue Systeme, neue Rollen, neue Prozesse. Oft sind es dieselben Leute, die alles parallel stemmen sollen. Transition und Transformation werden in der Theorie oft sauber getrennt, laufen in der Praxis jedoch durcheinander. Wer den Überblick behalten will, braucht kein Hochglanz-Konzept, sondern Struktur, Übersicht und einen Plan, der zur Realität passt.

Transition ≠ Transformation – der Unterschied, der zählt

Transition ist der Weg von A nach B inklusive aller Übergangszustände, Übergabeprozesse und Rückfallebenen. Transformation ist das größere Bild: der Wandel der Organisation selbst – in Kultur, Struktur, Technik, Verhalten. Viele Projekte scheitern, weil Transition als reine Implementierung verstanden wird, ohne die eigentlichen Veränderungsprozesse zu begleiten.

Beispiel:
Ein IT-System wird technisch erfolgreich eingeführt, aber die Anwender bleiben beim alten Excel-Schema, weil niemand erklärt hat, warum sich ihr Arbeitsalltag ändern soll. Im Ergebnis steht das System, aber die Transformation ist gescheitert.

Typische Fallstricke in Transformationsprojekten

1. Stakeholder nicht eingebunden:
   Fachbereiche werden nur informiert, aber nicht eingebunden – das steigert Reibung, Widerstand und Nacharbeit. Fachliche Expertise wird zu spät berücksichtigt und die Akzeptanz fehlt.

2. Projektziele nicht operationalisiert:
   „Wir wollen digitaler werden“ ist kein Ziel, sondern ein Wunsch. Ohne konkrete Kennzahlen und Zwischenschritte verläuft das Projekt im Sand.

3. PMO ohne Durchgriff:
   Viele PMOs arbeiten wie Buchhalter. Sie nehmen Termine wahr, verwalten Ressourcen und bedienen das Excel-Tracking. Für Transformation braucht es ein PMO mit Mandat, Durchgriff und Nähe zum Management (nicht nur zur Projektleitung).

4. Change Management als Soft-Skill:
   In vielen Unternehmen wird Change Management oft belächelt. Das kann sich schnell rächen. Wenn es an geeigneter Kommunikation fehlt, steigt die Unsicherheit und Mitarbeitende fühlen sich schnell übergangen. So gerät ein gut geplantes Projekt leicht ins Schlingern.

Ein realistischer Leitfaden aus der Projektpraxis

Meist reicht ein pragmatischer Ablauf, um Transformationsprojekte wirksam zu steuern.

Phase 1: Zielbild klären, nicht nur Maßnahmen planen

• Was genau soll sich verändern? (Nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch)

• Welche Prozesse, Rollen, Datenflüsse sind betroffen?

• Wer sind die kritischen Stakeholder?

Tipp: Stakeholder-Matrix früh pflegen, nicht erst im Lenkungskreis anfangen. Projektziele immer von Beginn an festlegen und mit den Stakeholdern vereinbaren.

Phase 2: Governance und PMO mit Leben füllen

Ein Projekt ohne funktionierendes Steuerungsmodell wird beliebig. Das PMO muss mehr sein als eine Sammelstelle für Statusberichte.

• Regelmeetings mit klarer Eskalationslogik

• Entscheidungsgremien mit festen Ansprechpartnern

• Projektcontrolling mit einfachen Tools (z. B. Planner oder OneNote im M365-Umfeld)

Tipp: Es braucht nicht immer ein 100-seitiges PMO-Handbuch. Oft reicht ein 5-seitiger "Projektkompass", der Rollen, Entscheidungen und Taktung definiert.

Phase 3: Change nicht als Floskel behandeln

Veränderung funktioniert nur, wenn sie nachvollziehbar und aktiv begleitet wird. Dazu gehört:

• Ein Kommunikationsplan mit Zielgruppen, Kanälen und Tonalität

• Ein Netzwerk von Multiplikatoren (Key User, Betriebsräte, Abteilungsleiter)

• Feedbackzyklen, z. B. Stimmungsbarometer, Umfragen (mit Microsoft Forms)

Tipp: Interne Change Agents oder Multiplikatoren benennen, denen Mitarbeitende folgen und um Hilfe bitten können.

Phase 4: Transition technisch und organisatorisch verzahnen

Parallel zur technischen Umstellung braucht es einen strukturierten Übergangsplan:

• Wer arbeitet wann wie im neuen System?

• Welche Altdaten müssen mitgenommen werden?

• Was ist das Rückfall-Szenario bei Fehlern?

Tipp: Jede Transition-Phase braucht einen „Go/No-Go“-Entscheidungspunkt. Hierfür ist eine klare Verantwortlichkeit.

Einfache Tools, die den Unterschied machen können

Für die Steuerung großer Veränderungsprojekte braucht es keine komplexen Tools, sondern gut kombinierbare Werkzeuge, die im Alltag funktionieren. Idealerweise sind diese bereits im Einsatz, z. B. aus dem Microsoft-365-Umfeld.

• Aufgaben & Planung:
  Microsoft Planner oder MS Project helfen, Aufgaben teamübergreifend zu koordinieren – transparent, rollenbasiert und integrierbar in Teams.

• Dokumentation & Kommunikation:
  OneNote kann für Protokolle und Übergabedokumentation verwendet werden. SharePoint Online bietet sich als zentrales Projekthub an. Für Feedback und Change-Kommunikation sind MS Teams Kanäle, Microsoft Forms (z. B. für Pulse-Checks) und Viva Engage (ehemals Yammer) geeignet.

• Prozess- & Governance-Unterstützung:
  Mit Power Automate lassen sich Genehmigungs- und Übergabeprozesse automatisieren. Power BI sorgt für Übersicht über Projektfortschritt, Budget und Risiken.

Fazit: Wer auf vorhandene M365-Tools setzt, spart Einführungszeit und schafft Akzeptanz, da die Mittel bereits vertraut sind und sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Fazit: Transformation braucht mehr als Projektmethodik

Erfolgreiche Veränderung ist keine Frage des Methodenkoffers, sondern der Klarheit: Wer entscheidet, wer führt, wer informiert? Und was sind eigentlich die genauen Projektziele?

Transformation gelingt dann, wenn die Menschen mitgenommen, Unsicherheiten adressiert und Entscheidungen konsequent getroffen werden. Unternehmen brauchen dafür keine überkomplexen Frameworks (auch wenn diese sinnvoll sein können). Meist braucht es Mut zur Führung und eine saubere Kommunikation – unterstützt durch ein PMO, das den Überblick behält, nicht aus der Distanz, sondern mittendrin im Projektalltag.