Die Digitalisierung macht keine Pause. Während große Konzerne mit Schulungsabteilungen, Inhouse-Akademien und zertifizierten Trainingsprogrammen arbeiten, fehlt es im Mittelstand häufig an Struktur, Ressourcen und Zeit. Gleichzeitig wachsen die Anforderungen: ob bei der Einführung digitaler Prozesse, dem Umgang mit Daten oder dem Einsatz neuer Werkzeuge im Arbeitsalltag.

Wer seine Mitarbeitenden heute nicht kontinuierlich weiterentwickelt, zahlt morgen doppelt – durch ineffiziente Prozesse, Fehlerquoten oder dem Verlust von Know-how. Zudem drückt der Fachkräftemangel: Studien zeigen, dass bis 2035 jährlich rund eine halbe Million qualifizierte Mitarbeiter in Deutschland in Rente gehen – ohne adäquaten Ersatz. Mittelständische Unternehmen stehen so vor gleich zwei Engpässen: offene Stellen und fehlende digitale Fähigkeiten. Upskilling (Erweiterung bereits vorhandener Kompetenzen) wird damit zur Notwendigkeit, nicht zum netten Zusatz.

Wo liegen die typischen Hürden beim Upskilling?

Weiterbildung bleibt oft ein Einzelthema:
In vielen Unternehmen ist das Thema Lernen nicht Teil der operativen Planung. Es gibt keine dedizierte Verantwortung, oft auch kein Budget. Trainings werden punktuell gebucht („Wenn’s nötig wird“), sind aber ohne nachhaltiges Konzept. Der Effekt bleibt entsprechend begrenzt.

„Die machen das schon“ ist keine Strategie:
Ein häufiger Trugschluss ist, dass Mitarbeitende sich digitale Kompetenzen „von selbst“ aneignen. In der Praxis entstehen so Wissensinseln. Ein paar können viel, der Rest wird abgehängt. Die Folge sind Abhängigkeiten, Uneinigkeit in der Tool-Nutzung und Frust, wenn Projekte stocken.

Keine Zeit, keine Struktur:
Viele Beschäftigte berichten, dass sie prinzipiell offen für Weiterbildung sind. Sie wissen allerdings nicht, wann oder wie diese wahrgenommen werden sollen. Ohne klare Lernzeiten, einfache Formate und Unterstützung im Arbeitsalltag bleibt das Thema auf der Strecke.

Führungskräfte als Multiplikatoren:
Wenn Führungskräfte digitale Tools selbst nicht nutzen, warum sollten Mitarbeitende es tun? Eine erfolgreiche Umsetzung beginnt oft von oben.

Was funktioniert: Digitale Kompetenzen praxisnah fördern

Es braucht keine High-End-Trainingsprogramme, um Fortschritte zu erzielen. Entscheidend ist, dass Lernen mit geeigneten Werkzeugen in kleinen Schritten und realistischem Anspruch, im Arbeitsalltag verankert wird.

1. Lernplattformen mit Relevanz für den Alltag:
Eine digitale Lernplattform hilft, Inhalte strukturiert verfügbar zu machen. Wichtig ist, dass diese einfach bedienbar, modular aufgebaut und skalierbar ist.

• Zum Beispiel lässt sich LMS365 direkt in Microsoft 365 integrieren, ideal für Unternehmen, die bereits Teams oder SharePoint nutzen. Mitarbeiter sehen Lerninhalte direkt im Arbeitskontext.

• Des Weiteren ist LinkedIn Learning (ehemals Lynda) besonders stark in der Vermittlung von Standardthemen (Office, IT-Grundlagen). Die Integration in viele HR-Systeme ist möglich, allerdings eher für Einzeltrainings als für unternehmensweite Programme gedacht.

• Als externer Kurs kann LinkedIn Learning auch in Viva Learning (die offizielle Lernplattform von Microsoft) eingebunden werden. Viva Learning hat zudem weitere interne Lerninhalte von Microsoft (z. B. für Outlook, Teams, Excel) im Angebot. Die Plattform ist im Rahmen einer M365 E3/E5 oder einer Viva-Lizenz verfügbar und kann mit HR-Systemen verbunden werden (z. B. SAP SuccessFactors).

2. Microlearning statt PowerPoint-Marathon:
Statt halbtägiger Schulungen zeigen sich kurze, inhaltlich fokussierte Lerneinheiten als deutlich wirksamer. Mitarbeitende können Inhalte „on demand“ abrufen und sofort anwenden.

• Lernprozesse lassen sich mit Power Automate unterstützen, z. B. durch den automatischen Versand von Lerninhalten zu definierten Zeitpunkten oder bei Rollenwechsel (z. B. „Willkommen im Vertriebsteam“). Auch Erinnerungen für noch nicht abgeschlossene Schulungen oder Workflow zur Genehmigung von externen Weiterbildungsanfragen lassen sich realisieren. Viele Vorlagen für Lern-Workflows sind bereits im Power Automate-Portal verfügbar.

3. Interne Wikis und Tool-Guides:
Gerade beim digitalen Arbeiten (z. B. mit Microsoft Teams, Planner oder OneDrive) fehlen oft interne Handreichungen. Ein gut gepflegtes internes Wiki hilft dabei, Standards zu etablieren und Doppelarbeit zu vermeiden.

• Für Unternehmen mit Microsoft-365-Umgebung ist SharePoint Online bereits in der Lizenz enthalten und kann als internes Wissensportal aufgebaut werden. Mit Microsoft Viva Connections lassen sich SharePoint-Inhalte für nahtlosen Zugriff direkt in Teams einbinden.

• Ein weiteres, weit verbreitetes Tool ist Confluence (Atlassian). Das Tool ist als Wiki flexibel und gut integrierbar in Jira-Umgebungen.

4. Fortschritt messbar machen:
Ein häufiger Fehler: Es wird gelernt, aber niemand weiß, ob es etwas bringt. Reporting-Funktionen in den genannten Tools helfen, den Fortschritt sichtbar zu machen und bei Bedarf gezielt nachzusteuern. Hier kann z. B. Microsoft Forms für Lernfeedback und Wissenstests verwendet werden. Forms kann direkt in Teams oder SharePoint eingebunden werden. Auch automatisierte Auswertungen per Excel oder Power BI sind möglich.

Was ein funktionierendes Upskilling-Konzept ausmacht

1. Einfach anfangen, aber verbindlich:
   Kleine Schulungsformate (20–30 Minuten), direkt im Arbeitsprozess. Lieber wöchentlich als einmal im Quartal.

2. Klare Verantwortlichkeiten schaffen:
   Wer pflegt Inhalte, wer moderiert Lernprozesse? Ohne Zuständigkeiten verläuft sich jedes Programm.

3. Lernen nicht als Zusatz, sondern als Bestandteil der Arbeit sehen:
   Wer erwartet, dass nach Feierabend gelernt wird, unterschätzt Belastung und Motivation. Lernzeiten müssen eingeplant werden.

4. Werkzeuge so wählen, dass sie nicht überfordern:
   Ein neues Tool nur für die Weiterbildung ist kontraproduktiv, wenn die Plattform selbst schon komplex ist. Geringe Einstiegshürden zählen mehr als Funktionsvielfalt.

Fazit: Fortschritt entsteht durch Struktur, nicht durch Zufall

Digitale Kompetenzen entwickeln sich nicht von allein und auch nicht durch gute Vorsätze. Was es braucht, ist ein einfacher, verlässlicher Rahmen, leicht zugängliche Inhalte, nachvollziehbare Lernziele, Zeitfenster im Alltag und ein Team, das Lernen als Teil der Arbeit versteht.

Upskilling ist somit kein technisches To-do, sondern ein soziales. Es geht primär um die Motivation der Mitarbeitenden und das Vermitteln der Relevanz von Weiterbildungen. Wer das beherzigt, erreicht echte Fortschritte und verhindert, dass digitale Transformation bei „Wer macht das?“ endet.

Hierfür muss man aufhören, Upskilling als einmalige Maßnahme zu sehen. Wer es schafft, Lernprozesse mit Tools zu unterstützen (ohne überzogene Komplexität), bringt sein Unternehmen Schritt für Schritt dorthin, wo es in der digitalen Arbeitswelt bestehen kann.

Upskilling funktioniert nur mit realistischen Ansätzen – kleine Schritte sind spürbarer. Auch die Führung spielt eine zentrale Rolle. Wer nicht mitzieht, blockiert.