Microsoft 365 gehört in vielen mittelständischen Unternehmen längst zum Standard. Outlook läuft, Teams ist eingeführt, SharePoint wird irgendwie genutzt. Auf den ersten Blick scheint alles in Ordnung.

Wenn man genauer hinschaut, zeigt sich aber oft ein anderes Bild. Was als praktische Komplettlösung gestartet ist, entwickelt sich schnell zu einem System, das ständig betreut werden muss. Updates kommen wöchentlich, Berechtigungen sind kompliziert, Supportanfragen stapeln sich, Lizenzen ändern sich gefühlt täglich. Und mittendrin: ein IT-Team, das eigentlich ganz andere Sorgen hat.

Typische Szenen aus dem Alltag

Die Probleme sind in vielen Firmen ähnlich. Ein paar Beispiele:

• Zwei Admins kümmern sich um über hundert Mitarbeitende. Einer ist im Urlaub, der andere sucht gerade einen Berechtigungsfehler in Teams.

• Zuständigkeiten sind unklar. Lizenzen, Datenschutz, Sicherheit – jeder macht ein bisschen was, aber niemand alles richtig.

• Ein Ausfall in Outlook reicht, und schon steht die Geschäftsleitung im Büro, weil keine Mails mehr reinkommen.

• Auf die Frage, ob das Setup DSGVO-konform ist, folgt Schweigen oder ein Verweis auf „die Kollegen von früher“.

• Teams werden wild angelegt, Dateien extern geteilt, niemand weiß mehr, wo was liegt oder wer worauf Zugriff hat.

Das ist kein Einzelfall und auch kein Zeichen von Inkompetenz. So sieht der Alltag eben aus, wenn Microsoft 365 einfach nebenbei mitläuft.

Was zum Betrieb eigentlich dazugehört

Oft wird M365-Betrieb mit „Support“ gleichgesetzt. In der Praxis ist das aber nur ein kleiner Teil. Vieles läuft im Hintergrund, wird aber schnell kritisch, wenn’s nicht funktioniert:

• Verwaltung von Nutzern und Lizenzen

• Rechtevergabe in Teams, SharePoint, OneDrive

• Sicherheitsfunktionen wie Multifaktor, Zugriffssteuerung, Data Loss Prevention

• Monitoring über Logs, Admin Center, Defender

• Update-Management, Kommunikation von Änderungen

• Dokumentation, Struktur, klare Regeln für die Nutzung

Das alles wirkt unsichtbar – bis etwas nicht klappt.

Warum die IT oft an ihre Grenzen kommt

Viele mittelständische IT-Teams sind Generalisten. Sie betreuen die gesamte Infrastruktur: ERP, Netzwerk, Drucker, VPN, Server. Und dann kommt noch Microsoft 365 obendrauf.

Was dabei häufig unterschätzt wird: M365 verändert sich ständig. Neue Features, geänderte Lizenzmodelle, neue Anforderungen an Sicherheit und Compliance. Wer da nicht regelmäßig dranbleibt, läuft schnell in Stolperfallen – oder muss sich mühsam durch kurzfristige Probleme hangeln.

Zudem ist die Bedienung nicht zentral geregelt. Admin Center gibt es mehrere, manche Einstellungen sind in Teams, andere in Entra oder SharePoint – nicht gerade intuitiv.

Was hilft, um den Betrieb in den Griff zu bekommen

Ein paar Dinge haben sich bewährt, um den Dauerstress zu reduzieren:

• Klare Zuständigkeiten: Wer ist für was verantwortlich? Wer darf was ändern?

• Dokumentation: Welche Rechte wurden vergeben, welche Gruppen gibt es, wer hat welche Lizenz?

• Standards und Regeln: Wer darf Teams anlegen? Welche Dateien dürfen extern geteilt werden?

• Monitoring: Wo liegen Schwachstellen? Welche Warnungen werden regelmäßig ignoriert?

• Wissensaufbau: Nicht jeder muss alles können – aber jemand sollte M365 im Blick behalten

Was oft nicht funktioniert: „Irgendwie machen wir das gemeinsam.“ Das endet meistens in Chaos.

Fazit

Microsoft 365 ist im Mittelstand längst angekommen – aber der Betrieb wird häufig unterschätzt. Es geht nicht nur darum, dass Outlook läuft und Teams startet. Dahinter steckt eine Plattform, die aktiv betreut werden muss, wenn sie stabil und sicher laufen soll.

Wer sich damit beschäftigt, merkt schnell: Es geht weniger um Technik und mehr um Organisation. Wer macht was? Wer entscheidet? Wie bleiben wir auf dem Laufenden?

Und genau da liegt der Schlüssel. Nicht in noch mehr Tools – sondern in klaren Abläufen, Rollen und Entscheidungen.