Digitale Kompetenzen aufbauen: Hürden und Lernformate für den Mittelstand

Während große Konzerne mit Schulungsabteilungen, Inhouse-Akademien und zertifizierten Trainingsprogrammen arbeiten, fehlt es im Mittelstand häufig an Struktur, Ressourcen und Zeit. Gleichzeitig wachsen die Anforderungen: ob bei der Einführung digitaler Prozesse, dem Umgang mit Daten oder dem Einsatz neuer Werkzeuge im Arbeitsalltag.

Ohne kontinuierliche Weiterbildung bleiben Prozesse ineffizient, Fehlerquoten steigen, und Know-how geht verloren. Zudem drückt der Fachkräftemangel: Nach Zahlen des Statistischen Bundesamts erreichen bis 2036 rund 12,9 Millionen Erwerbspersonen das Rentenalter, knapp 30 Prozent der Erwerbspersonen des Jahres 2021. Jüngere Jahrgänge können sie zahlenmäßig nicht ersetzen. Mittelständische Unternehmen stehen so vor gleich zwei Engpässen: offene Stellen und fehlende digitale Fähigkeiten. Upskilling, also die Erweiterung bereits vorhandener Kompetenzen, wird damit zur Notwendigkeit.

Wo liegen die typischen Hürden beim Upskilling?

Weiterbildung bleibt oft ein Einzelthema:
In vielen Unternehmen ist das Thema Lernen nicht Teil der operativen Planung. Es gibt keine dedizierte Verantwortung, oft auch kein Budget. Trainings werden punktuell gebucht („Wenn’s nötig wird“), sind aber ohne nachhaltiges Konzept. Der Effekt bleibt entsprechend begrenzt.

Die Annahme „Die machen das schon“:
Ein häufiger Trugschluss ist, dass Mitarbeitende sich digitale Kompetenzen „von selbst“ aneignen. In der Praxis entstehen so Wissensinseln. Ein paar können viel, der Rest wird abgehängt. Die Folge sind Abhängigkeiten, Uneinigkeit in der Tool-Nutzung und Frust, wenn Projekte stocken.

Keine Zeit, keine Struktur:
Viele Beschäftigte berichten, dass sie prinzipiell offen für Weiterbildung sind. Sie wissen allerdings nicht, wann oder wie diese wahrgenommen werden sollen. Ohne klare Lernzeiten, einfache Formate und Unterstützung im Arbeitsalltag bleibt das Thema auf der Strecke.

Führungskräfte als Multiplikatoren:
Wenn Führungskräfte digitale Tools selbst nicht nutzen, warum sollten Mitarbeitende es tun? Eine erfolgreiche Umsetzung beginnt oft von oben.

Digitale Kompetenzen im Arbeitsalltag fördern

Fortschritte sind auch ohne große Trainingsprogramme möglich, wenn Lernen mit geeigneten Werkzeugen in kleinen Schritten und mit realistischem Anspruch im Arbeitsalltag verankert wird.

1. Lernplattformen mit Relevanz für den Alltag:
Eine digitale Lernplattform hilft, Inhalte strukturiert verfügbar zu machen. Sie sollte einfach zu bedienen, modular aufgebaut und skalierbar sein.

• Zum Beispiel lässt sich LMS365 (inzwischen Zensai) direkt in Microsoft 365 integrieren, ideal für Unternehmen, die bereits Teams oder SharePoint nutzen. Mitarbeitende sehen Lerninhalte direkt im Arbeitskontext.

• Des Weiteren ist LinkedIn Learning (ehemals Lynda) besonders stark in der Vermittlung von Standardthemen (Office, IT-Grundlagen). Die Plattform lässt sich in viele Lernmanagementsysteme integrieren, ist allerdings eher für Einzeltrainings als für unternehmensweite Programme gedacht.

• Als externer Kurs kann LinkedIn Learning auch in Viva Learning (die offizielle Lernplattform von Microsoft) eingebunden werden. Viva Learning hat zudem weitere interne Lerninhalte von Microsoft (z. B. für Outlook, Teams, Excel) im Angebot. Die Grundfunktionen sind in den Microsoft-365-Plänen enthalten. Für die Anbindung eines Lernmanagementsystems wie SAP SuccessFactors Learning braucht es eine Viva-Learning- oder Viva-Suite-Lizenz.

2. Microlearning:
Kurze, inhaltlich fokussierte Lerneinheiten lassen sich leichter in den Arbeitsalltag einbauen als halbtägige Schulungen. Mitarbeitende können Inhalte „on demand“ abrufen und sofort anwenden.

• Lernprozesse lassen sich mit Power Automate unterstützen, z. B. durch den automatischen Versand von Lerninhalten zu definierten Zeitpunkten oder bei Rollenwechsel (z. B. „Willkommen im Vertriebsteam“). Auch Erinnerungen für noch nicht abgeschlossene Schulungen oder Workflows zur Genehmigung von externen Weiterbildungsanfragen lassen sich realisieren. Im Power-Automate-Portal gibt es Vorlagen, die sich für solche Abläufe anpassen lassen.

3. Interne Wikis und Tool-Guides:
Gerade beim digitalen Arbeiten (z. B. mit Microsoft Teams, Planner oder OneDrive) fehlen oft interne Handreichungen. Ein gut gepflegtes internes Wiki hilft dabei, Standards zu etablieren und Doppelarbeit zu vermeiden.

• Für Unternehmen mit Microsoft-365-Umgebung ist SharePoint Online bereits in der Lizenz enthalten und kann als internes Wissensportal aufgebaut werden. Mit Microsoft Viva Connections (seit 2026 SharePoint-App in Teams) lassen sich SharePoint-Inhalte direkt in Teams einbinden.

• Ein weiteres, weit verbreitetes Tool ist Confluence (Atlassian). Das Tool ist als Wiki flexibel und gut integrierbar in Jira-Umgebungen.

4. Fortschritt messbar machen:
Ein häufiger Fehler: Es wird gelernt, aber niemand weiß, ob es etwas bringt. Reporting-Funktionen in den genannten Tools helfen, den Fortschritt sichtbar zu machen und bei Bedarf gezielt nachzusteuern. Hier kann z. B. Microsoft Forms für Lernfeedback und Wissenstests verwendet werden. Forms kann direkt in Teams oder SharePoint eingebunden werden. Auch automatisierte Auswertungen per Excel oder Power BI sind möglich.

Bausteine eines Upskilling-Konzepts

1. Einfach anfangen, aber verbindlich:
   Kleine Schulungseinheiten (20–30 Minuten) finden direkt im Arbeitsprozess statt, am besten wöchentlich.

2. Klare Verantwortlichkeiten schaffen:
   Wer pflegt Inhalte, wer moderiert Lernprozesse? Beides sollte vor dem Start feststehen.

3. Lernen als Teil der Arbeit planen:
   Wer erwartet, dass nach Feierabend gelernt wird, unterschätzt Belastung und Motivation. Lernzeiten müssen eingeplant werden.

4. Werkzeuge so wählen, dass sie nicht überfordern:
   Ein neues Tool nur für die Weiterbildung ist kontraproduktiv, wenn die Plattform selbst schon komplex ist. Bei der Auswahl sollte eine geringe Einstiegshürde Vorrang haben.

Fazit

Der Aufbau digitaler Kompetenzen braucht einen einfachen, verlässlichen Rahmen: leicht zugängliche Inhalte, nachvollziehbare Lernziele, Zeitfenster im Alltag und ein Team, das Lernen als Teil der Arbeit versteht.

Upskilling ist vor allem eine soziale Daueraufgabe. Es geht um die Motivation der Mitarbeitenden und darum, die Relevanz von Weiterbildung zu vermitteln. Dafür braucht es kleine, spürbare Schritte und Werkzeuge, die Lernen unterstützen, ohne es zu verkomplizieren. Führungskräfte müssen dabei vorangehen und die Werkzeuge selbst nutzen.